Anexo de Encargo del Tratamiento

Última actualización: 17 de septiembre de 2026

Para qué sirve este documento. Los contratos que analizas traen datos de otras personas: arrendatarios, empleados, proveedores, codeudores. Este anexo explica qué hacemos con esos datos y qué nos comprometemos a no hacer. Forma parte de los Términos del servicio y se acepta al usar Minuta, sin necesidad de firmar nada aparte.

1. Quién es quién

Tú eres el Responsable de los datos contenidos en los contratos que subes: decides qué analizas y para qué. Nosotros somos el Encargado: los tratamos únicamente siguiendo tus instrucciones y para prestarte el servicio.

Encargado: Alphany LLC, 55 NE 5th St Unit 3311, Miami, FL 33132, Estados Unidos. Contacto: hola@okanadigital.com.

Al subir un contrato declaras que estás facultado para tratarlo: que tienes la autorización de los titulares o un título que te habilite conforme a la Ley 1581 de 2012.

2. Qué tratamos y durante cuánto tiempo

Concepto	Detalle
Objeto	Extracción automática de datos y señalamiento de cláusulas en contratos
Tipo de datos	Los que aparezcan en tus contratos: nombre, cédula o NIT, dirección, valores, plazos
Personas afectadas	Las partes y terceros que figuren en esos contratos
Duración	Mientras tengas una cuenta activa
El archivo del contrato	No se almacena. Se procesa y se descarta en la misma petición
Ficha extraída y citas de las cláusulas	Se conservan en tu cuenta hasta que las borres o la cierres
Fechas clave para los avisos	Hasta la fecha del aviso, o hasta que borres la ficha

3. Nuestros compromisos

Tratar los datos solo para prestarte el servicio y siguiendo tus instrucciones.
No vender tus datos ni los de los terceros de tus contratos, ni cederlos con fines propios.
No usar tus contratos para entrenar modelos de inteligencia artificial.
Exigir confidencialidad a quien tenga acceso.
Aplicar medidas de seguridad adecuadas (apartado 5).
Ayudarte si un titular ejerce sus derechos o si hay que notificar una brecha.
Avisarte de una brecha de seguridad sin dilación indebida desde que la conozcamos.
Al terminar el contrato, borrar o devolverte los datos, salvo obligación legal de conservarlos.

4. Subencargados

Para funcionar, Minuta se apoya en estos proveedores. Están autorizados de forma general; si cambiamos alguno, lo actualizaremos aquí con antelación razonable para que puedas oponerte.

Proveedor	Para qué	Dónde
Cloudflare, Inc.	Alojamiento y base de datos	EE. UU. / red global
Anthropic, PBC (Claude API)	Lectura del contrato por IA (motor principal)	EE. UU.
Google (Gemini API)	Lectura del contrato por IA (respaldo)	EE. UU.
Stripe, Inc.	Cobro de suscripciones con tarjeta	EE. UU.
Resend	Correos del servicio (avisos, recuperar contraseña)	EE. UU.

Los datos de tu medio de pago no pasan por Minuta: los gestiona Stripe directamente.

5. Seguridad

El contrato no se guarda. Es la medida de seguridad más fuerte del servicio: lo que no existe no se puede filtrar.
Cifrado en tránsito (HTTPS obligatorio).
Contraseñas guardadas con derivación de clave (PBKDF2), nunca en texto plano.
Claves de API guardadas como huella, no como texto recuperable.
Acceso a los datos limitado a la propia cuenta: ninguna cuenta ve las fichas de otra.
Límites de uso por minuto y por día para frenar abusos.
Cambiar la contraseña cierra todas las sesiones abiertas de esa cuenta.

6. Datos sensibles

Un contrato laboral puede traer datos sensibles de forma incidental (salud, afiliación sindical). Minuta no los pide ni los requiere: si aparecen, se procesan solo para producir tu análisis y se descartan con el archivo. No se extraen a la ficha ni se guardan como cita.

Recuerda que, como Responsable, para tratar datos sensibles necesitas autorización explícita del titular, y que este no está obligado a otorgarla.

7. Transferencias internacionales

Alphany LLC está en Estados Unidos y los proveedores del apartado 4 también. La Superintendencia de Industria y Comercio declaró a Estados Unidos país con nivel adecuado de protección en la Circular Externa 005 del 10 de agosto de 2017, de modo que estas transferencias no requieren autorización adicional a la que ya otorgan los titulares.

Si necesitas este anexo firmado en documento aparte, escríbenos a hola@okanadigital.com y te lo enviamos sin coste.

8. Auditoría

A petición razonable te facilitaremos la información necesaria para acreditar lo que dice este anexo. Como somos un equipo pequeño, pedimos un aviso previo razonable y que la petición no se repita más de una vez al año, salvo que lo exija una autoridad.

Este anexo está redactado a partir de modelos estándar del sector y refleja cómo funciona hoy el servicio. Si tu cliente exige condiciones distintas, escríbenos.