Política de Tratamiento de la Información

Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 · Vigente desde el 17 de septiembre de 2026

El contrato que subes no se guarda. Se lee, se extrae la ficha y se descarta en el mismo momento. Lo que queda en Minuta son los datos que tú apruebas, y los puedes borrar cuando quieras.

1. Quién es el Responsable del Tratamiento

Alphany LLC, con domicilio en 55 NE 5th St Unit 3311, Miami, FL 33132, Estados Unidos. Correo de contacto: hola@okanadigital.com. Minuta es un producto de Okana Digital.

Aunque el Responsable está domiciliado fuera de Colombia, esta política se somete voluntariamente a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 para todo el tratamiento de datos de titulares colombianos.

2. Qué datos tratamos, para qué y por cuánto tiempo

Dato	Para qué	Cuánto tiempo
Correo electrónico y contraseña (cifrada)	Crear tu cuenta y permitirte entrar	Mientras la cuenta esté activa
Nombre de tu empresa o administración	Identificarte y emitir tu comprobante de pago	Mientras la cuenta esté activa
El archivo del contrato que subes	Leerlo para extraer la ficha y los riesgos	No se almacena. Se procesa y se descarta
Ficha extraída: partes, valor, plazos, jurisdicción	Tu historial y tus exportaciones	Hasta que la borres o cierres la cuenta
Citas textuales de las cláusulas marcadas	Que puedas verificar cada riesgo contra el texto real	Hasta que borres la ficha o cierres la cuenta
Fechas clave y datos de la contraparte	Avisarte antes de un vencimiento o una renovación automática	Hasta la fecha del aviso, o hasta que borres la ficha
Registro de actividad (fecha, acción, créditos)	Llevar la cuenta de tu consumo y resolver incidencias	Últimas 200 acciones
Dirección IP	Limitar el abuso del servicio	24 horas

3. Qué pasa exactamente con el contrato que subes

Esto es lo importante, así que va sin rodeos:

El archivo no se guarda en nuestro servidor ni en ninguna carpeta pública. Se procesa y se descarta en la misma petición.
De los PDF con capa de texto se envía al motor de inteligencia artificial solo el texto, no el archivo.
De las fotos y los escaneos se envía una imagen reducida de la página, porque no hay otra forma de leerlos.
El resultado vuelve a tu navegador. De lo que apruebas se conservan los datos y las citas, nunca el documento.
Los resultados no se publican en ninguna dirección adivinable: viajan en la respuesta a tu propia petición.
Un clic borra una ficha, con sus citas y sus avisos. Cerrar la cuenta las borra todas.

4. Los datos de terceros que van dentro del contrato

Un contrato casi siempre trae datos de personas que no son tú: arrendatarios, empleados, proveedores, codeudores. Sobre esos datos el Responsable eres tú, y Minuta actúa únicamente como Encargado del Tratamiento: los tratamos siguiendo tus instrucciones y para la única finalidad de devolverte el análisis.

Al subir un contrato declaras que estás facultado para tratarlo. Las condiciones de ese encargo están en el Anexo de Encargo del Tratamiento, que forma parte de los Términos.

5. Datos sensibles

Minuta no pide ni requiere datos sensibles (salud, origen étnico, afiliación sindical, convicciones políticas o religiosas, datos biométricos). Si el contrato que subes los contiene de forma incidental, se procesan solo para producir tu análisis y se descartan con el archivo.

No estás obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Si prefieres no enviarlos, táchalos del documento antes de subirlo.

6. Quién más interviene

Para leer los contratos usamos un proveedor de modelos de lenguaje como Encargado del Tratamiento, sobre un plan de pago: el contenido enviado se usa exclusivamente para producir tu respuesta y no para entrenar modelos. El alojamiento y la base de datos corren sobre Cloudflare. El pago lo procesan nuestras pasarelas, que reciben los datos de tu medio de pago directamente: no pasan por Minuta ni se guardan aquí.

Estos proveedores están en Estados Unidos. La Superintendencia de Industria y Comercio declaró a Estados Unidos país con nivel adecuado de protección en la Circular Externa 005 del 10 de agosto de 2017, de modo que esta transferencia internacional no requiere autorización adicional a la que ya nos das.

7. Tus derechos como Titular

Puedes conocer, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización que otorgaste; ser informado del uso que les hemos dado; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley; revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida; y acceder gratuitamente a los datos que tengamos sobre ti.

8. Cómo ejercerlos

El área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos es Atención al Titular de Okana Digital, en hola@okanadigital.com.

Escribe desde el correo con el que te registraste, indicando qué derecho quieres ejercer. Si escribes desde otro correo te pediremos cómo acreditar tu identidad.
Las consultas se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más avisándote antes del vencimiento.
Los reclamos se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más avisándote antes del vencimiento.
Desde tu propia cuenta puedes borrar cualquier ficha y cerrar la cuenta entera sin escribirnos.

9. Vigencia

Esta política rige desde el 17 de septiembre de 2026. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras sean necesarias para las finalidades descritas, o hasta que el Titular solicite su supresión. Si esta política cambia de forma relevante, te avisaremos por correo con al menos quince días de antelación.