Contratos de una copropiedad que conviene vigilar (y qué anotar de cada uno)
Por qué un administrador maneja tantos contratos con fechas distintas
Una copropiedad rara vez tiene un solo contrato. Vigilancia, aseo, jardinería, ascensores, la póliza, el mantenimiento de la portería: cada uno nace en un momento distinto, con su propio plazo y su propio preaviso. Cuando todos vencen al mismo tiempo, es fácil revisar uno y dejar pasar el resto.
Lo que más se pasa por alto no suele ser el precio, sino la fecha. El vencimiento importante muchas veces no es el fin del contrato, sino el último día para avisar que no se renueva. Si ese día se deja pasar y el contrato tiene prórroga automática, el contrato sigue corriendo, aunque nadie lo haya decidido.
Por eso el trabajo del administrador no termina con firmar. Hay que saber qué contrato vence, cuándo hay que avisar y qué pasa si no se avisa a tiempo.
Contratos típicos que conviene vigilar
En una copropiedad, los contratos que más se repiten son los de vigilancia, aseo y mantenimiento:
- Vigilancia y portería: personal, turnos, equipos y horarios de cobertura.
- Aseo y zonas comunes: frecuencia de servicio, insumos y quién responde por daños.
- Mantenimiento de ascensores y equipos: visitas programadas, repuestos y tiempos de respuesta ante una falla.
Estos contratos suelen traer los mismos puntos sensibles: plazo, renovación, preaviso y penalidades. Por eso conviene leerlos juntos y no uno por uno cuando llega el momento de decidir si se renuevan, se negocian o se cambian de proveedor.
Qué anotar de cada contrato
Antes de tomar una decisión, conviene tener una ficha de cada contrato con estos datos:
- Partes y objeto del contrato.
- Valor mensual y si incluye o no IVA.
- Fecha de inicio, plazo y fecha de fin.
- Condiciones de prórroga automática.
- Preaviso: cuántos días, si debe darse por escrito y cuál es la fecha exacta del último día para avisar.
- Cláusula penal: qué se paga si el contrato se termina antes y cómo se calcula.
Un ejemplo ilustrativo (no es un caso real): un contrato de servicios de $1.850.000 mensuales más IVA, con prórroga automática, preaviso de 90 días por escrito y una cláusula penal por los meses que falten del período en curso. Con un contrato así, la fecha que más importa no es la del fin del plazo, sino la del último día para avisar. Y el monto de la penal depende de cuándo se decida salir. Esas dos fechas conviene tenerlas anotadas desde el primer día.
Cómo Minuta te ayuda a no perder esas fechas
Minuta lee el contrato, ya sea PDF, foto o escaneo, de hasta 50 páginas y 20 MB, y entrega una ficha con los datos clave: partes, valor, plazo, preaviso, cláusula penal y otros. También marca los riesgos con un semáforo de rojo, amarillo o verde. Cada riesgo va acompañado de la cita textual de la cláusula en la que se basa; si no hay cita, el riesgo no se muestra.
Con las fechas arma un calendario de vencimientos. Los avisos llegan por correo 30 días antes, 7 días antes y el mismo día de cada fecha, incluido el último día del preaviso. El contrato que subes no se guarda: se lee y se descarta.
Conviene que lo que señale Minuta lo revise alguien con criterio antes de firmar o de dejar correr un plazo. La lectura es orientativa y no sustituye a un profesional: si hay una cláusula que te preocupa, consulta con un abogado.
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